Az ötletbörze módszertana
Az ötletbörze (brainstorming) segítségével a csoport tagjai egymás képzeletére támaszkodva többféle megoldási lehetőséget tudnak feltárni az adott problémára. A cikk bemutatja a kreativitást mozgósító eszköz használatát, amely többek között a vállalkozások életre hívásánál és fejlesztésénél is hasznos lehet.
Kiss Gábor
Antoine Feuchwanger kisvállalkozása keretében az 1900-as évek legelején Louisianaban vásárokon virslit árult. A frissen elkészült virsliket forrón adta át a vendégeknek, viszont így a virslik mindig megsütötték az emberek ujjait. Gondolkodott, hogy mit tegyen: megpróbálkozott tányérokkal. Ez nem bizonyult gazdaságosnak, mert a tányér árát a vásárlók nem szívesen fizették meg, a használatra kapott tányérokat ugyanakkor gyakran nem hozták vissza. Próbálkozott azzal is, hogy a virslik mellé pamutkesztyűt ad. Ez sem vált be. Sógorának – aki pék volt – a következő ötlete támadt: legyen a meleg ellen védő tároló eszköz egy hosszú kifli, amelynek a közepébe van becsúsztatva a virsli. Az Olvasó már ismeri a történet végét: így született meg a hot dog.
A kreativitás természete
A cikk témája meghívja a kreativitás fogalmának tisztázását. A kreativitás szó a latin creare szóból származik, amelynek jelentése szülni, teremteni, alkotni. A kreativitás ugyanakkor nem feltétlenül valami teljesen újnak a létrehozását jelenti. Kreatív gondolkodáson a korábban egymással kapcsolatban nem lévő dolgok, tapasztalatok, fogalmak összekapcsolását értjük. Nem új elemekről van szó, de a végeredmény a legtöbbször nagyon is újszerű. Nagyon sok példa van erre a művészet, a tudomány vagy a gazdaság történetéből: Gutenberg egy szőlőprés elvét kötötte össze a sok kis betű jó minőségű pecsételésének problémájával és megszületett a könyvnyomtatás, Rutherford a Nap körül keringő bolygókra gondolt, amikor megalkotta az atommodellt.
A kreativitás kapcsán megkülönböztethetünk kreatív személyiséget, kreatív folyamatot és kreatív produktumot.
A kreatív személyiséget a kutatások szerint a következők jellemzik: folyékonyság (annak képessége, hogy a nyitott problémára számos megoldást adjunk), rugalmasság (annak képessége, hogy valamely problémát különböző módon közelítsünk meg), originalitás (annak képessége, hogy a problémára egyedi, eredeti megoldásokat adjunk), problémaérzékenység (annak képessége, hogy felismerjük, megtaláljuk a problémákat) és még számos dolog mellett fontos a külvilág iránti nyitottság is. Mindenkiben jelen van a kreativitás, különösen igaz ez a gyerekekre. Felnőtt korra azonban a belső gátak, vagy a környezet korlátjai megakadályozhatják a kreativitás kibontakozását. Ilyen akadály lehet például a tanult minták előnybe részesítése, az „egyetlen megoldás” keresése, a túl gyors ítélkezés, vagy csoport helyzetben a konformizmus. A kreatív produktum szempontjából a háttértudás, a tapasztalat és az intelligencia is fontos: „A szerencse a felkészült embernek kedvez!” (Louis Pasteur).
A kreatív folyamatban négy szakaszt különböztethetünk meg: az előkészítési, az érlelési, a belátási és az értékelési szakaszt. A folyamatban az egyén a meglevő információkkal dolgozik, valamint korábbi tapasztalatait használja fel. Szerepe van ugyanakkor a tudattalannak is, mert sokszor a kreatív személy nem tudja megmondani, honnan jött az ötlet, ami jöhet akár az álmaiból is. August von Kekulé saját farkába harapó kígyóról álmodott, s így fedezte fel a gyűrűs elrendezésű benzol molekulát.
A kreatív produktum kritériuma a kutatók szerint az, hogy a kreatív teljesítmény milyen mértékben strukturálja át „jelentésuniverzumunkat”. Az ötlet lehet, hogy csak bővíti az eddigi eszközök tárházát, de az is lehet, hogy teljesen új játékteret nyit meg. Például minden számítógépgyártó rendre kijön újabb és újabb laptopokkal, amelyek önmagukban kreatív megoldásokat is tartalmazhatnak. Az Apple viszont nemrég megalkotta az iPad-et, amellyel új piacot, új „univerzumot” teremtett.
Arthur Koestler a kreativitás három fő területét a humorban (HAHA), a felfedezésben (AHA) és a művészetben (AH) látta meg.
Konvergens és divergens gondolkodás
Témánk szempontjából fontos megkülönböztetnünk a konvergens és a divergens gondolkodást is.
A konvergens gondolkodás analitikus folyamat, a logika működteti, egy irányba, össze felé tartó, a végeredmény egyetlen vagy néhány megoldás. Konvergens gondolkodást meghívó probléma például egy matematikai egyenlet: (5 – 3) / 2 = ?. Az analitikus kérdésfeltevés mély vizsgálatot ígér, ugyanakkor csak egy szűk sávban mozog.
Ezzel szemben a divergens gondolkodás kreatív folyamat, a képzelőerőre épít, széttartó, amely számtalan ötlethez, kimenethez vezet. Példa divergens problematikára: Mire lehet még használni egy gémkapcsot? A kreatív út széles körű vizsgálatot jelent, olyan szempontok, lehetőségek figyelembevételét is, amelyek elsőre nem kapcsolódnak a témafelvetéshez.
A két gondolkodásmód teljesen eltérő, de kapcsolatban áll egymással, kiegészítik egymást. A konvergens gondolkodás áll a biztos talajon, ennek kimenetét tudjuk jó eséllyel megvalósítani. De divergens, kreatív fázis nélkül nincs újszerű elem, nincs új útja a fejlődésnek. Persze a sok divergens ötletet konvergens módon szűrni kell, hogy megtaláljuk a jó eséllyel megvalósítható megoldást.
Az ötletbörze módszertana kezdetben a kreatív képzeletet megmozgató divergens gondolkodásra épít, majd a letisztázáshoz konvergens módra vált.
Az ötletbörze keretei, szabályai
Az ötletbörze olyan eszköz, amellyel emberek egy csoportja rövid idő alatt sok ötletet produkál (Rawlinson).
Az ötletbörze résztvevőinek optimális létszáma 6 és 12 fő közötti. Ennél nagyobb létszámnál már kevésbé kezelhető a csoport, és arányaiban több lesz a visszahúzódó a csoport nyomasztóbb hatása miatt. Kisebb létszámnál kevésbé indul be az egymás gondolataira építő szárnyalás, és az itt visszahúzódó 1-2 résztvevő hiányát hatványozottan érzi meg a folyamat. Jó, ha olyanokat is beválasztunk a csoportba, akik a felvetett problémához, kérdéshez nem kötődnek szorosan, illetve teljesen más irányú tudással is rendelkeznek. A csoport részét képezi a csoport moderátora. Ő tartja kézben a folyamatot és rögzíti az elhangzottakat, e mellett ő is mondhat ötleteket.
Az időkeret a felvezetéssel együtt 1-2 óra lehet. A kiértékelést elkülönítve érdemes kezelni néhány nappal később.
Az ötletbörzének négy nagyon fontos magatartási szabálya van, amit érdemes a csoporttal tisztázni, esetleg jól láthatóan kiakasztani a falra:
-
ítélkezés felfüggesztése (a vezető és a valamennyi résztvevő felhagy az értékeléssel a divergens fázisban),
-
szabad szárnyalás (korlátoktól mentesen lehet mondani értelmesnek, értelmetlennek, vagy őrültnek tűnő dolgokat),
-
mennyiségre törekvés (a minőségi szempontok figyelmen kívül hagyásával cél a mennyiség),
-
egymásra építkezés (szabad, sőt javasolt egymás ötleteinek az átvétele és továbbgondolása).
A jól vezetett ötletbörze kimenetét sok-sok, több száz ötlet képezi. Ezek között biztosan lesz sok teljesen haszontalan is. Tehát a sok ötlet nem biztos, hogy sok jó ötletet jelent. Az utolsó fázis értékelésében kell majd kiválasztania a több százból azt az 1-2 kitűnő ötletet, amelyet kerestünk.
Az ötletbörze folyamata
Az első lépés a probléma vagy kérdés felvázolása. Minden résztvevőnek meg kell ismernie a problémahelyzetet. A néhány közvetlenül érintett mélységében is érteni fogja a helyzetet. A többiekkel a túl mély átbeszélés nem feltétlenül szükséges, mert ez gátolhatja a szabad ötletelést.
A második lépés a probléma újrafogalmazása. Ebben a fázisban a résztvevők körbejárják a problémafelvetést. Megpróbálnak új szempontokat beemelni, új vetületeket keresni. Megpróbálják a problémát, a kérdést több oldalról újrafogalmazni. Irányító kifejezés az újravázolásban a „hogyan lehetne…” szóösszetétel. Itt még csak a kérdést gondolja újra a csoport és nem a megoldásokat keresi! Ezeket a felvetéseket a moderátor sorszámozottan rögzíti, majd jól láthatóan kiteszi a falra. Példa egy problémafelvetésre és annak újrafogalmazására:
Problémafelvetés: Fodrászüzletünk forgalma csökkent, kevesebb a profit.
Újrafogalmazások: Hogyan lehet …
1. csökkenteni a költségeket,
2. több ügyfelet szerezni,
3. bővíteni a szolgáltatásokat,
4. növelni a forgalmat,
5. … ?
A harmadik fázisban meghatározzuk, kiválasztjuk a fókuszkérdéseket. Akár az eredeti felvetés is maradhat, mert előfordulhat, hogy az újrafogalmazások szűkítők. Legtöbbször azonban az újrafogalmazásokból választja ki a csoport azt az 1-2 kérdést, amivel nekiindulunk az ötletbörzének.
A ráhangolódás szakaszában a moderátor a résztvevőket 5-8 percben „megdolgoztatja” valamilyen kreativitást serkentő technikával. Például mindenkinek egy lapra sorban le kell írnia, hogy mire tudna használni egy töltőtollat a szokásos dolgokon kívül. Nincs rossz vagy buta válasz, megmutatjuk, hogy a bolondos ötletek is jók az ötletbörzében. Fontos ebben a fázisban megteremteni a kötetlen, vidám, oldott légkört, amely majd lehetővé teszi a szárnyalást.
Az ötödik szakasz maga az ötletbörze. A problémafelvetés tiszta, jöhetnek az ötletek. A moderátor amilyen gyorsan csak tudja sorszámmal ellátva írja az ötleteket, és amikor egy lap megtelt jól láthatóan függeszti ki a falra (nagy méretű papírlap, vastag filctoll). Minden ötletet leír értékelés nélkül. Letiltja a résztvevők egymás ötleteire irányuló értékelő reflexióit. Ha egy ötlet ismétlődik, csak akkor nem írja le, ha a megfogalmazása betűre egyezik egy korábbival. A moderátor közben bátorítja az egymás ötleteire támaszkodást. Teljesen természetes kísérőjelenség a jókedv és a lárma. A moderátor is mondhat ötleteket, különösen, ha az ötletelés kezdene leülni. A kezdeti pörgés után az ötletek rendszertelenül, inkább hullámokban kezdenek érkezni. Ha az ötletelés nagyon lelassul, a moderátor adhat 1 perc gondolkodási szünetet, közben felhívja a résztvevőket, hogy olvassák végig az eddig megszületett ötleteket. Ha az ötletek végképp elapadnak, a moderátor még utoljára a legőrültebb ötleteket is a fókuszba állíthatja. Ha ez után is lelassul a folyamat, az ötletbörze a végéhez érkezett, a moderátor lezárja a közös munkát.
Az utolsó fázis az értékelés. Célja néhány jó ötlet kiválasztása a listából. Időben jó, ha eltelik 1-2 nap, de nem több. Nem javasolt az ötletbörze után azonnal értékelni, mert a divergens gondolkodásmódból át kellene váltani a konvergens gondolkodásmódba, ami nem könnyű feladat. Néhány nap alatt ülepedhet is a problémafelvetés a résztvevőkben, ami új ötletek megszületését generálhatja. A listára ezeket is fel kell venni. A sorszámmal ellátott letisztázott listát kiküldhetjük a résztvevőknek, akik egyenként választják ki a legjobb 10 százalékot. Ebből a rangsorból a moderátor tovább értékelhet és kiválaszthatja a legjobb 1-2 megoldást. Kiscsoport is értékelhet, szükséges és elégséges 3-4 közvetlenebbül érintett korábbi résztvevő. Itt a feladat a csoportosítás, rangsorolás és végül a legjobb 1-2 megoldás kiválasztása. Fontos, hogy az értékelésnél már nincs további ötletelés. Itt konvergens módon szűkíti a csoport a kört a legjobb 1-2 megoldás felé.
Összegzés
Az ötletbörze, mint láttuk olyan csoportos tevékenység, amelynek célja ötletek generálása egy felvetett kérdésre, problémára. Egy kis-, középvállalkozás életében is nagyon sok kérdés és probléma merül fel. Az eszköz beindítja a kreativitást, jó esélyt ad a legjobb megoldás megtalálásához, miközben jó hangulatot teremt, közvetve építi a csapatot.
A bemutatott módszertan többnyire J. Geoffrey Rawlinson gyakorlatát követte.
Kiss Gábor
Hexolut Consulting
(A szerző a Hexolut tanácsadó cég szervezetfejlesztési üzletágának vezetője. Tréningekkel, for-profit és non-profit szervezetek fejlesztésével foglalkozik munkája során.)