Az 5S módszer alkalmazásának eredményei és kihívásai
A cikkben a folyamatfejlesztési eszközök közül az egyik legszélesebb körben alkalmazott, szinte iparágtól és vállalkozásmérettől függetlenül használható módszert, az 5S módszert járjuk körül gyakorlati szemmel.
Hajszter Imre
Az előző cikkünkben egy esettanulmányon keresztül mutattuk be a lean módszer lényegét, céljait, az elérhető eredményeket. Emlékeztetőül: a mai piaci viszonyok között a legtöbb cég – iparágtól függetlenül – hasonló kihívásokkal találkozik. Ha versenyben szeretne maradni, akkor magas minőségű, kiváló ár-érték arányú termékeket vagy szolgáltatásokat kell kínálnia, rugalmasan, rövid teljesítési határidőkkel. Ezek az igények már nem csupán az autóiparban jelennek meg, hanem szinte a gyártó vállalatok mindegyike szembesül velük. Sőt, az utóbbi évek erős versenye ezeket a kihívásokat állította a szolgáltató vállalatok – vagyis elsősorban / kizárólag adminisztratív tevékenységeket végző – elé is.
Ha a fenti kihívásoknak szeretnénk megfelelni, akkor a folyamatainkat – legyen az gyártási, logisztikai, vagy támogató adminisztratív folyamat – állandóan felül kell vizsgálnunk. Keresnünk kell a fejlesztési lehetőségeket, azonosítani kell a felesleges műveleteket, a hibákat, a veszteségeket, majd ezeket meg kell szüntetnünk. Ennek sikeres „művelése” egy más szemléletmódot igényel a cég egészétől, nem kis feladat és elsősorban nem rövidtávú eredményeket kell várnunk. Viszont hisszük – és eme hitünkben megerősít számos sikeres vállalat, melyek a lean módszerét alkalmazzák –, hogy a hosszú távú versenyképesség kialakításának és megtartásának egyik kiváló eszköze a lean, melynek következetes, kitartó és szakszerű alkalmazása biztos eredményeket hoz úgy a nagyvállalatok, mint a kisvállalkozások számára is, függetlenül a szolgáltatási területtől.
A lean tehát egy módszertan gyűjtemény. Különböző problémakörökre kifejlesztett folyamatfejlesztési eszközöket foglal magába. Például jelentősen csökkenthetjük a típusváltási időket, a készleteinket, kialakíthatunk folyamatos anyagáramlást, fejleszthetjük a karbantartásunkat, sokkal kisebb költségekkel üzemeltethetjük a logisztikai rendszerünket, csökkenthetjük a reklamációk számát és a selejtezési költséget, átláthatóságot és rendezettséget teremthetünk egy egyébként kaotikus gyártási területen vagy irodában. Ezek csupán kiragadott példák, melyek azt kívánják szemléltetni, hogy a problémák milyen széles spektrumát tudjuk lefedni és tudunk a felmerült kihívásokra igen hatékony, látványos és számszerűsíthető megoldásokat kínálni a lean alkalmazásával.
Ebben a cikkben az 5S módszerrel foglalkozunk. Az 5S módszer hivatott arra, hogy átláthatóságot, tisztaságot, rendezettséget teremtsen a gyártásunkban, raktárunkban, irodáinkban. Másképpen megfogalmazva a minőségi munkakörnyezet kialakításának módszeréről beszélünk. Célunk, hogy a fejlesztett területen folyó munka hatékonyabb legyen, mégpedig azáltal, hogy minden szükséges eszköz használatra kész állapotban, a helyén van, egyértelműen, jól hozzáférhetően, átláthatóan.
Az előző mondat valóban összefoglalta az 5S módszer lényegét, szinte minden szónak jelentősége van, ezért indokolt, hogy elidőzzünk ezen a ponton kicsit és értelmezzük azokat.
Először is a munkaterületen csak a szükséges eszközök lehetnek! Egy felesleges dolgokat tartalmazó munkahely csak gátolja a munkát, illetve az egyszer kialakított rend fenntartását is nehezíti. Legyünk extrémek ezen a téren, ami nem kell az adott művelethez, azt távolítsuk el. Nyilván ennek megállapítása nem mindig egyszerű feladat (gondoljunk egy irodai munkahelyre, ahol sokféle feladatot végeznek el, vagy egy komplex szerelési műveletet végző gyártási munkahelyre), de akkor érhetünk el látványos eredményt, ha extrémen gondolkodunk ezen a ponton!
A munkahelyen lévő eszközök, anyagok, szerszámok, információk használatra kész állapotban legyenek és legyen megfelelően kialakított helyük! Ha már eltávolítottam a nem szükséges dolgokat, akkor a következő feladatom, hogy a szükségesnek ítélt eszközöknek megfelelő helyet alakítsak ki. Erre nincs általános szabály, mindig az adott műveletnek, a munkakörnyezetnek, feladat és eszközök jellegének átgondolása után tervezhetjük meg az új/átalakított munkahelyet. Ökölszabályként két dolgot fogalmazunk meg: az egyik szervező elv a használati gyakoriság (a leggyakrabban alkalmazott eszközök legyenek legközelebb a kezünk ügyéhez), másik pedig az ergonómia.
Amikor kialakítottuk a megfelelő tárolókat, gyakran hajlamosak vagyunk hátradőlni, pedig a munka még nem ért véget. Az 5S legnagyobb kihívása az elért eredmények fenntartása. Ennek támogatása miatt is fontos a megfelelő vizualizálás. Mit értünk ez alatt? Feliratozással, ábrák, fotók, színek alkalmazásával tegyük még egyértelműbbé a munkahely kialakítását! Ez igen fontos lépés, amit nem szabad lespórolnunk! Akkor jó egy munkahely kialakítása, ha egy „külső ember”, aki nem ismeri az adott folyamatot, műveletet leülve az adott munkahelyre, el tudja a műveletet végezni. Ez nyilván sarkított példa, de a lényeget érzékelteti: kérdések nélkül tudjam használni a munkahelyet, egyértelmű, átlátható legyen, ebben pedig a vizuális menedzsment lehet segítségünkre.
Visszatérve az alapokhoz: az 5S módszer elnevezése a japán elnevezésből eredeztethető. A módszer öt egymásra épülő lépést fogalmaz meg, mindegyiknek egy „s” betűvel kezdődő japán elnevezése van, mely az elnevezést adta (Megjegyzés: bizonyos cégek „6S” módszer néven nevezik, ahol a hatodik lépés, a hatodik „s” a „Safety”, munkabiztonság kérdésköre).
Az öt lépés a következő:
- Szelektálás (Seiri): a szükséges és szükségtelen dolgok elválasztása
- Megfelelő elrendezés, szervezés (Seiton): ami a munkaterületen maradt, annak alakítsunk ki megfelelő helyet
- Takarítás, tisztítás (Seiso): terjesszük ki a nem látható helyekre is
- Szabványosítás (Seiketsu): az elért eredmények rögzítése (definiáljuk mi az elvárt állapot) és fenntartása
- Szabályok betartása, folyamatos továbbfejlesztés (Shitsuke): „kultúrává válás”, új belépők oktatása, „mi ezt így szoktuk”
Elérhető eredmények
A módszer jellegéből adódóan szinte mindenhol alkalmazható. Igen látványos eredményeket érhetünk el, nagyon rövid idő alatt és alacsony költségek mellett. Az 5S módszer alkalmazásához persze kell némi anyagi ráfordítás (új tárolók kialakítása, vizualizálás), de főként szándék, rászánt idő és energia kérdése. Valamint a szemléletformálás miatt is fontos, mert ebbe kiválóan bevonhatóak a kollégák, bár sokszor egy 5S bevezetése nem konfliktusmentes. De egy biztos, a ráfordított energia sokszorosan megtérül, ez az alapja komolyabb, áttörő fejlesztéseknek, ezért azok a cégek, akik a versenyképességük javítását komolyan gondolják, nem spórolhatják le az 5S módszeres, következetes bevezetését!
Buktatók, nehézségek
Nem szeretnénk idilli állapotot lefesteni, ezért szólnunk kell az 5S bevezetésének nehézségeiről is. Ha végiggondoljuk, akkor az 5S bevezetésénél az történik, hogy az adott munkahelyet / íróasztalt felforgatjuk. Sok mindent kidobunk, szigorúan csak a funkcionalitás és hatékonyság jegyében gondolkodva alakítjuk át a területet. Tesszük ezt azért, mert ez a cég érdeke. Ez sokszor – szinte mindig – bizonyos szinten bántja a dolgozókat, hiszen az adott munkahelyet esetleg hosszú évek alatt „saját birodalommá”, a maga elképzelése szerint alakította ki. Ez, mondjuk ki konfliktusforrás. Az 5S bevezetésében két komoly kihívás van, egyik sem igazán szakmai. Az egyik az előbb említett jelenség: kezelni az emberek ellenállását a bevezetés során. Ez gyakorlatot, megfelelő fellépést, esetleg kompromisszumokat kíván, sokszor nehéz megtalálni a határt: eddig befogadjuk a dolgozók véleményét és kívánságait, innentől viszont már csak a cég szempontjait vesszük figyelembe. A másik nagy kihívás az elért eredmények fenntartása. Ennek is emberi okai vannak a legtöbb esetben, a dolgozók, a kollégáink különböző okok miatt igyekeznek kibújni a lefektetett szabályok alól. Erre vannak jól bevált megoldások, melyek támogatják a fenntartást, de a lényeg a vezetői elkötelezettség és következetesség. Ha ezek megvannak, akkor a fenntarthatóság is garantált.
Összefoglalva elmondható, hogy az 5S módszer célja, hogy minőségi, hatékony munkakörnyezetet alakítsunk ki, ahol az elért eredmények fenn is tarthatóak. Széles körben, szinte mindenhol alkalmazható módszer, mely rövid idő alatt komoly eredményeket hoz. A lean átfogó bevezetésének alapja.
Hajszter Imre
Hexolut Consulting
hajszter.imre@hexolut.hu
(A szerző a Hexolut Consulting folyamatfejlesztési tanácsadója. Ipari tapasztalatát multinacionális környezetben szerezte, ahol operatív és stratégiai lean szakemberként, termelésvezetőként alkalmazta a lean alapelveit, sikeres folyamatfejlesztési projekteket vezetett változatos gyártási körülmények között. 2008-tól működik együtt a Hexoluttal, tapasztalatait további cégeknél, még változatosabb iparágakban volt alkalma bővíteni. Éveken keresztül oktatott a középfokú szakképzésben és a Budapesti Műszaki Főiskola tanárképző intézetében.)