Induló kiválasztási megoldások kis- és középvállalkozások részére
Mit tehet egy kisebb vállalat vezetése – ahol még nem működik kiépített HR –, ha új munkatársat akar felvenni? A cikk segítségével a lehetséges kiválasztási utakat mutatjuk be.
Standovár Ágnes
Hosszasan lehetne írni arról, hogyan zajlik a kiválasztási folyamat, mire kell vigyázni, odafigyelni, mik a buktatók, az „intő jelek”, hogyan növelhető a beválás. A kiválasztás folyamata az emberi erőforrás gazdálkodásnak mindig kiemelt területe volt. Az ebben jártas szakemberek nagy segítségére lehetnek az ügyvezetésnek, amikor döntést kell hozni egy új munkatárs megválasztásában, felvételében.
A kis- és középvállalkozások esetében gyakori jelenség, hogy nincs kiépített HR osztály, illetve szakképzett HR munkatárs – hiszen a vállalkozás nem tud „eltartani” erre külön egy szakembert. Mit tehet a vállalatvezetés, ha munkaerő igénye lép fel (elsősorban a „fehérgalléros” munkaerő tekintetében)? Alapvetően kétféle utat választhat a vállalkozó az új munkatárs felvételénél (felkutatás, kiválasztás tekintetében): 1. külső segítséget vesz igénybe, 2. az egész folyamatot saját maga bonyolítja.
A cikk célja nem a kiválasztási folyamat részletes bemutatása, sokkal inkább - a teljesség igénye nélkül - mindkét lehetőséget áttekintve, rávilágítani néhány praktikumra, elvre, nehézségre a folyamat során.
1. A vállalatvezetés megbízhat a keresés-kiválasztási folyamattal ebben jártas munkaerőközvetítő-tanácsadó céget/szakembert/vállalkozást. Ekkor a külsős szakember díjazás ellenében toborozza, felkutatja, szűri, kiválasztja az általa legalkalmasabbnak ítélt pályázót, és a vállalatvezetésnek csak a már alaposan „megszűrt” pályázatok jutnak a kezébe - így időt, munkát takaríthat meg.
Annak érdekében, hogy a tanácsadó céggel/szakemberrel való együttműködés minél sikeresebb (értsd: gyorsabb, gördülékenyebb, hatékonyabb) legyen és minél gyorsabban lezáruljon – hisz mindkét fél érdeke ezt kívánja – érdemes néhány szempontot megfontolnunk. A külsős szakemberrel való együttműködés alapja mindenek előtt a bizalom. Ahhoz, hogy megtalálják a vállalat számára a megfelelő embert – aki hosszú távon beválást is mutat – bizonyos értelemben „bizalmi” információkat is meg kell osztaniuk a tanácsadóval a vállalatukról, a lehetőségekről, a juttatásokról, a motivációs rendszerről, a vállalati kultúráról, az értékrendről és a vállalatunk számtalan fontos aspektusáról. Alapvető tehát, hogy érezniük kell azt, hogy valóban bizalommal tudnak fordulni a tanácsadó felé. A tapasztalat azt mutatja, hogy amennyiben a megbízó nincs bizalommal a tanácsadó felé, együttműködésük többszörösen nehezített lesz; gyakoribb félreértések, információtorzulás, határidők csúszása, mindkét oldalon elégedetlenség és frusztráltság. Ahhoz, hogy ki tudjon alakulni az együttműködés, feltétel tehát, hogy személyesen találkozzon a vezetés a külsős szakemberrel, akivel dolgozni fog. A tanácsadó minden bizonnyal örömmel fog eleget tenni annak a kérésnek, hogy személyes találkozást kérnek tőle, mielőtt a közös munka elkezdődik. Látszólag ez először időt/energiát vesz el, de a folyamat későbbi fázisai során szinte minden esetben bebizonyosodik, hogy a személyes találkozó megéri a „fáradtságot”. Amennyiben lehetőség van rá, a találkozásra a leendő új munkatárs munkahelyén kerüljön sor. Minél teljesebb képet kap/lát a tanácsadó a vállalatról, annál nagyobb eséllyel tudja kiválasztani az optimális jelölteket a kért pozícióra. Jó, ha a tanácsadó kilátogat a helyszínre, fizikailag is bepillanthat a „vállalati mindennapokba”, megismerkedhet a munkamóddal, „élőben” láthatja a terméket, a szolgáltatást, a vállalati kultúrát; optimális, ha találkozni tud a felettessel, munkatársakkal. Az ilyen találkozó nagymértékben megkönnyíti a tanácsadó munkáját, és a vállalatvezetés számára is jobb, gyorsabb eredményt produkál, mert rövidebb idő alatt aránytalanul sok információhoz hozzájut, hitelesebben tudja képviselni, „eladni” a vállalatot a megfelelő jelölteknek (ami a jelöltek motiválásához elengedhetetlen), világosan látja az elvárásokat a leendő új munkatársra vonatkozóan – így könnyebben is tudja azokat teljesíteni.
2. A vállalatvezetés dönthet úgy, hogy a kiválasztási folyamatot teljes mértékben saját erőből bonyolítja le. A kiválasztási folyamatban az egyetlen cél, hogy minél rövidebb idő alatt, kevesebb energiaráfordítással és költséghatékonyan találja meg a megfelelő embert.
Az első lépés a pozíció meghirdetése. A hirdetések költséghatékonysága érdekében néhány apróságnak tűnő dolgot feltétlenül szem előtt kell tartani. A hirdetés megfogalmazásakor szempont, hogy a hirdetés rövid legyen (költséghatékonyság!), viszont minden fontos információt tartalmazzon. Külön ki kell emelni azokat a kötelező feltételeket, amikhez feltétlenül ragaszkodik a vezetés (ún. K.O. követelmények), így lehetőség szerint kevesebb olyan használhatatlan pályázat érkezik, aminek az olvasása, kezelése – annak ellenére, hogy nem adekvát a pozícióra – rengeteg időt vesz igénybe.
A követelményrendszer megfogalmazása legyen minél konkrétabb, egyértelműbb és a hirdetésben minden szónak valóban legyen többletinformációs értéke, kerülni kell az általánosságokat!
A hirdetés működőképességét befolyásoló másik fontos tényező, hogy valóban eljusson ahhoz a célcsoporthoz, akit meg kíván szólítani – nem feltétlenül az a cél tehát, hogy minél több emberhez eljusson, hanem az, hogy a potenciális „jó” jelöltek számát lehessen gyarapítani. Ennek megfelelően mindig azt kell szem előtt tartani, kit szeretnénk megszólítani a hirdetésben: a sajtóban (napilap, ingyenes információs kiadványok, szakmai lapok, szakmai kiadványok), a rendezvényeken (állásbörze, kiállítás, vásár), az interneten, az iskolákban, az intézményekben stb.
Amennyiben a hirdetés hatékonyan működik, a következő lépés a folyamatban a beérkezett önéletrajzok szűrése. Sajnos bármennyire is konkrétan volt megfogalmazva a hirdetés, így is elkerülhetetlen, hogy teljesen inadekvát pályázatok is befutnak, amiket azonnal félre lehet tenni, illetve el lehet utasítani a kiírt feltételek hiányára hivatkozva. Az önéletrajzok alapján látszólag megfelelőnek tűnő jelöltekkel a személyes találkozó előtt érdemes egy telefonos mini-interjút készítenünk, aminek segítségével jelentős többlet információhoz lehet jutni pályázóról és a pályázótól. A tapasztalat azt mutatja, hogy a telefonos interjú információi alapján további pályázatokat fogunk inadekvátnak nyilvánítani – időt, költséget és munkát spórolva meg ezzel magunknak és a pályázóknak egyaránt.
A folyamat vége felé közeledve kerülhet sor a személyes találkozás(ok)ra. A személyes találkozásnak többféle eleme/ formája is lehetséges. Az interjúzás, az értékelő központ (Assessment Center), a szituációs gyakorlatok, a pszichológiai tesztek, készségtesztek, kompetencia tesztek stb. Mind mind alkalmas módszerek arra, hogy jobban meg lehessen ismerni a jelöltek személyiségét, képességeit, erősségeit, fejlesztendő területeit, kommunikációját, stressztűrését, empatikusságát, felkészültségét, problémamegoldását. Tesztelhető, hogyan viselkednek váratlan helyzetben, mérhetővé válik együttműködési hajlandóságuk, terhelhetőségük. Számtalan „kérdést intézhetünk” tehát ezekhez a vizsgáló eljárásokhoz, de ha valóban hatékonnyá szeretnénk tenni a kiválasztási folyamatot, akkor itt is érvényes a „kevesebb több” szabály: csak azokat a módszereket alkalmazzuk a szűrés során, aminek az eredménye valóban fontos információt hordoz a pozíció betöltése és a beválás szempontjából.
Amikor megtaláltuk a megfelelő leendő új alkalmazottunkat, már csak egy „dolgunk” van: új munkatársunk megtartása. Gazdasági érdekünk ugyanis, hogy az új munkatárs minél hosszabb ideig tudja vállalatunknál feladatait jól teljesíteni. A jövőre is gondolnunk kell: hosszú távon el tudjuk-e képzelni őt, hogy beilleszkedik a vállalati kultúrába, közvetlen munkacsoportjába, magáévá tudja-e tenni a vállalati értékrendet, tud-e számára a vállalat hosszú távon motivációt biztosítani, van-e számára perspektíva a cégnél? Ha ezekre a kérdésekre igennel tudunk válaszolni, akkor lezártnak tekinthetjük a kiválasztás folyamatát!
Standovár Ágnes
(A szerző - pszichológusi végzettséggel - toborzási, kiválasztási szakemberként szerzett gyakorlatot személyzeti problémákra megoldásokat nyújtó nemzetközi vállalatoknál. Kiválasztási és képzési specialista, tréner.)
i